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72250000 - Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
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DEU-Berlin: Deutschland Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste Betreuung, Customizing, Service und Support der enaio-Software 2025/S 144/2025 497887 Deutschland Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste Betreuung, Customizing, Service und Support der enaio-Software OJ S 144/2025 30/07/2025 Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Dienstleistungen 1. Beschaffer 1.1. Beschaffer Offizielle Bezeichnung: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH E-Mail: vergabe@wbm.de Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen 2. Verfahren 2.1. Verfahren Titel: Betreuung, Customizing, Service und Support der enaio-Software Beschreibung: Seit 2021 wird in der WBM die Software enaio© von Optimal Systems als Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Aktuell befindet sich die Version 9.10 im Einsatz. Lizenziert sind ca. 150 Nutzer: innen, die organisationsübergreifend die Lösung anwenden. Der bestehende Dienstleistungsvertrag mit dem Dienstleister über die Betreuung der Software in den Bereichen Service, Support und Customizing, Service & Support, Schulung / Einweisung nähert sich dem Ende. Weil weiterer Unterstützungsbedarf besteht, soll über die vorliegende Ausschreibung ein neuer Vertragspartner gefunden werden, der der WBM DMS-Expert: innen mit dem geforderten Fachknowhow anbieten kann. Kennung des Verfahrens: 9ad0fc2b-698a-4a9d-bf05-201f064663d5 Interne Kennung: 2025-0076 Verfahrensart: Offenes Verfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein 2.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 2.1.2. Erfüllungsort Stadt: Berlin Postleitzahl: 10178 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland 2.1.4. Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: 1) Die Vergabeunterlagen für das Offene Verfahren stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung. Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Angebote zugelassen. 2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 22.08.2025, 12:00 Uhr über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten zum täglichen Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren den folgenden Link zu nutzen: https://www.wbm.de/unternehmen /ausschreibungen/rss-feed/ 3) Der Bieter muss sämtliche Angaben zwingend in dem Angebot machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen. 4) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen. Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss der Bieter/der Bietergemeinschaften führen; 5) Die Angaben zu Referenzen und Umsatz von Bietern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bietergemeinschaft können addiert werden. 6) Eine Nichteinhaltung der als Mindestanforderung gekennzeichneten Kriterien führt zwingend zum Ausschluss. 7) Eine Änderung der Zusammensetzung der Bietergemeinschaft ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Die Bewerber-/Bietergemeinschaft muss nachweisen, dass durch den Austausch von Unternehmen die nachgewiesene Eignung der Bewerber- /Bietergemeinschaft nicht nachteilig geändert wurde. Die vorgenannten Ausführungen gelten entsprechend im Hinblick auf benannte Drittunternehmen, wie Unterauftragnehmer, verbundene Unternehmen und sonstige Dritte, auf die sich der Bewerber im Rahmen seines Angebotes zum Nachweis seiner Eignung berufen hat. Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - 2.1.6. Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Es gelten Ausschlussgründe nach §§ 123und 124 GWB. 5. Los 5.1. Los: LOT-0000 Titel: Betreuung, Customizing, Service und Support der enaio-Software Beschreibung: Seit 2021 wird in der WBM die Software enaio© von Optimal Systems als Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Aktuell befindet sich die Version 9.10 im Einsatz. Lizenziert sind ca. 150 Nutzer: innen, die organisationsübergreifend die Lösung anwenden. Der bestehende Dienstleistungsvertrag mit dem Dienstleister über die Betreuung der Software in den Bereichen Service, Support und Customizing, Service & Support, Schulung / Einweisung nähert sich dem Ende. Weil weiterer Unterstützungsbedarf besteht, soll über die vorliegende Ausschreibung ein neuer Vertragspartner gefunden werden, der der WBM DMS-Expert: innen mit dem geforderten Fachknowhow anbieten kann. Die Aufgaben sollen durch einen enaio-Experten wahrgenommen werden. Interne Kennung: 0 5.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste Optionen: Beschreibung der Optionen: Der Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von zwei Jahren. Die Laufzeit beginnt am 01.10.2025. Der Vertrag kann einmal um ein weiteres Jahr verlängert werden. Der Auftragsumfang ist auf maximal drei Jahre begrenzt. 5.1.2. Erfüllungsort Stadt: Berlin Postleitzahl: 10178 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland 5.1.3. Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/10/2025 Enddatum der Laufzeit: 30/09/2027 5.1.4. Verlängerung Maximale Verlängerungen: 1 Weitere Informationen zur Verlängerung: Für den Fall, dass das Vertragsverhältnis mit dem in diesem Vergabeverfahren beauftragten Bieter vor vollständiger Leistungserbringung aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer vergleichbarer Gründe (z. B. Vertragsaufhebung im gegenseitigen Einvernehmen) beendet wird, behält sich der Auftraggeber vor, die Leistungen unter Einhaltung der angebotenen Preise an einen anderen Bieter dieses Vergabeverfahrens zu vergeben, beginnend mit dem Bieter mit dem nächstwirtschaflicheren Angebot. 5.1.6. Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein 5.1.7. Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.9. Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung: Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen. Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung: Erklärung, dass eine gültige Haftpflichtversicherung vorliegt: Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sachschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung, mit mindestens 100.000 Euro für Vermögensschäden und eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20.000,00 EUR Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten Beschreibung: Bestätigung, dass eine Unternehmenszertifizierung nach DIN ISO 9001 oder vergleichbar vorliegt oder das Unternehmen sich im Zertifizierungsprozess befindet. Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten Beschreibung: Bestätigung, dass eine Unternehmenszertifizierung nach DIN ISO 27001 oder vergleichbar vorliegt oder das Unternehmen sich im Zertifizierungsprozess befindet. Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten Beschreibung: Es sind Profile zweier Mitarbeitenden gefordert, welche für die Dienstleistungserbringung vorgesehen sind: - einen enaio-Experten (Senior Level) und - einen enaio-Fachmann (Consultant Level). Mindestanforderungen für den enaio-Experten: - Abgeschlossenes IT-Studium oder IT-Fachausbildung - Mind. 5 Jahre Berufs- /Projekterfahrung mit vergleichbaren DMS-Projekten - Nachweis von tiefgreifenden enaio©- Kenntnissen durch zwei Referenzprojekte. Die wahrgenommenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zu erläutern. Aus den Referenzen und deren Beschreibung muss hervorgehen, dass der enaio-Experte in folgenden Themengebieten Erfahrungen aufweisen kann: o Bereitstellung und Entwicklung von Akten (Schränken) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen o Erfahrung in Entwicklung von geschäftsprozess-basierten Workflows innerhalb der Akten (Schrän-ke) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen o Konzeption und Planung, Projektunterstützung von enaio© bereitgestellten Schnittstellen (API etc.) und Drittanbieter-Software o Umsetzung von Berechtigungsverfahren (User/Gruppen) in enaio© - Nachweis technischer enaio© Weiterbildungen im Bereich DMS (z.B. © © Essentials, enaio© Advanced, enaio© Systemdiagnose, API, Rest API) - Gute Windows-Server Kenntnisse (mind. Windows Server 2019) - Kenntnisse im Bereich von Fachverfahren, die an eine DMS-Software angebunden werden, wie ERP, CAFM und elektronischer Rechnungseingang - Erfahrungen und Kenntnisse zu ERP-Lösungen im Bereich der Wohnungswirtschaft - Erfahrungen im Umgang mit Rechte- und Rollen sowohl Stammdatenmanagement - Sehr gute Erfahrungen im Bereich der Dokumentation von Anwendungslandschaften, wie beispielsweise dem DMS Mindestanforderung für den enaio-Fachmann (Consultant Level): - Abgeschlossenes IT- Studium oder IT-Fachausbildung - Mind. 3 Jahre Berufs-/Projekterfahrung mit vergleichbaren DMS-Projekten - Nachweis von grundlegenden enaio©-Kenntnissen durch mind. ein Referenzprojekt. Die wahrgenomme-nen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zu erläutern. Die Referenzen müssen mit den ausgeschriebe-nen Leistungen vergleichbar sein und die weiteren folgende Voraussetzungen erfüllen: o Umsetzung/Modellierung der enaio© DMS- Software - Windows-Server Basiskenntnisse (mind. Windows Server 2019) - Erfahrungen und Kenntnisse zu ERP-Lösungen im Bereich der Wohnungswirtschaft - Erfahrungen im Umgang mit Rechte- und Rollen sowohl Stammdatenmanagement - Sehr gute Erfahrungen im Bereich der Dokumentation von Anwendungslandschaften, wie beispielsweise dem DMS 5.1.10. Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Beschreibung: Der Preis wird mit 60 % bewertet. Kriterium: Art: Qualität Beschreibung: Das Konzept wird mit 40 % bewertet. 5.1.11. Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 22/08/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.meinauftrag.rib.de/public /DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/196845 Ad-hoc-Kommunikationskanal: Name: https://www.meinauftrag.rib.de URL: https://www.meinauftrag.rib.de 5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.meinauftrag.rib.de Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 29/08/2025 10:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 33 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Es gelten die Regelungen des § 56 VgV. Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: Eröffnungsdatum: 29/08/2025 10:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sachschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung, mit mindestens 100.000 Euro für Vermögensschäden und eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20.000,00 EUR zu erbringen. Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: ja Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja 5.1.15. Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB). Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin- Mitte mbH Organisation, die Angebote bearbeitet: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH 8. Organisationen 8.1. ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH Registrierungsnummer: 11-2100005003-97 Abteilung: Zentraler Einkauf Postanschrift: Dircksenstraße 38 Stadt: Berlin Postleitzahl: 10178 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland E-Mail: vergabe@wbm.de Telefon: +49 30 2471 3654 Internetadresse: https://www.wbm.de/ Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt Organisation, die Angebote bearbeitet 8.1. ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74 Abteilung: - Geschäftsstelle - Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105 Stadt: Berlin Postleitzahl: 10825 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de Telefon: +49 30 90138316 Fax: +49 30 90137613 Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt 8.1. ORG-0004 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 67943e55-42db-420e-ba90-216652631a8d - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 29/07/2025 11:20:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch ABl. S Nummer der Ausgabe: 144/2025 Datum der Veröffentlichung: 30/07/2025 Referenzen: https://www.meinauftrag.rib.de https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/196845 https://www.wbm.de/ http://icc-hofmann.net/NewsTicker/202507/ausschreibung-497887-2025-DEU.txt |
